Agile Analyse-Tools

Nicht nur für Unternehmen mit einer bereits vorhandenen digitalen Strategie, sondern auch für Branchen, die sich lange auf bewährte Geschäftsmodelle verlassen haben, stellt die Digitalisierung eine Herausforderung dar. Sie beschleunigt das Wirtschaftsleben und sorgt für steigende Komplexität – weshalb das Entwickeln innovativer Ideen und Management-Tools in allen Unternehmensbereichen wichtiger ist denn je. Für den Vertrieb bedeutet das unter anderem, neuartige, agilere Prozesse einzuführen und diese möglichst transparent und flexibel zu gestalten. Es gilt: Transparenter Vertrieb ist gleich effizienter Vertrieb.

Angelehnt an agile Methoden in der Softwareentwicklung, beispielsweise SCRUM, punkten agile Vertriebsorganisationen vor allem mit dem Anstoßen von Veränderungen und einer unbedingten Kundenfokussierung. Agile Analyse-Tools für den Vertrieb erzielen nachweislich bessere Erfolge und Abschlüsse als traditionelle Methoden. Im Folgenden erklären wir anhand drei beliebter Agile Tools, wie agiler Vertrieb gemessen werden kann. Burndown-Charts, Lead Time und OKRs sind relativ einfache Ansätze für die Analyse und Verwaltung agiler Projekte, die geeignet sind, deinem Vertrieb zu Spitzenleistungen zu verhelfen.

Burndown-Charts

Der Einsatz von Burndown-Charts als agilem Analyse-Tool für den Vertrieb adressiert insbesondere eine Schwierigkeit im Management von Vertriebsprojekten: den Faktor Zeitmanagement. Dass Planung und Realität getrennte Wege gehen, ist auch in gut geplanten Vertriebsprojekten häufig der Fall – etwa wenn Kunden anfangs besprochene Anforderungen oder Lieferfristen kurzfristig ändern. In agilen Vertriebsteams bedarf es deshalb einer besseren Kontrolle über den Projektfortschritt. Hierbei dient das Burndown-Chart als Tool zur Visualisierung – und ist zugleich ein Instrument für die Planung, Kontrolle und Steuerung von Projekten.

Das Burndown-Chart stellt die bis zum Projektende noch verbleibende Arbeit graphisch dar. Es gibt Auskunft darüber, welche Arbeitsschritte noch zu verrichten sind und gibt darüber hinaus die Möglichkeit, Aussagen zur Arbeitsgeschwindigkeit des Teams zu treffen.

Burndown-Charts können beispielsweise in regelmäßigen Teammeetings eingesetzt werden, um den Teammitgliedern einen Überblick über bereits abgeschlossene sowie noch ausstehende Tätigkeiten zu geben. Mit Hilfe des Charts berichtet jedes Mitglied den aktuellen Status seiner Aufgaben, gegebenenfalls werden Zeitaufwände neu eingeschätzt. Außerdem werden noch zu erledigende Arbeitspakete, die zum Abschluss aller Aufgaben zu erfüllen sind, hinzugefügt. Das Team gewinnt so Einsicht in das noch bevorstehende Arbeitspensum, die Aufwände für einzelne Arbeitspakete und die restliche Dauer des Projekts beziehungsweise einzelner Projektphasen.

Burndown-Charts dienen also sowohl der Retrospektive als auch dem Ausblick auf die Zukunft des Projekts – und eignen sich somit optimal als Werkzeug und Hilfsmittel für das Projekt-Controlling. Sie können als Indikator für Aussagen darüber genutzt werden, wie effizient Teammitglieder arbeiten und ob der vorgesehene Zeitplan noch eingehalten werden kann – oder der Kunde über etwaige Abweichungen informiert werden muss. Es empfiehlt sich, das Chart kontinuierlich zu aktualisieren, denn nur so lassen sich auf seiner Basis potenzielle Risiken erkennen. Gleichzeitig kann es als Kommunikationsmittel zwischen Arbeitsteam, Kunden und Stakeholdern genutzt werden.

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Lead Time

Lead Time ist ein häufig in Kanban-Teams angewandtes Konzept. Kanban – eine ebenfalls aus der Softwareentwicklung stammende Methode – nutzt sogenannte Kanban-Boards, um den vorhandenen Workflow, die Arbeit sowie mögliche Probleme zu visualisieren. Kanban-Boards können dabei beispielsweise aus einer einfachen Flipchart-Tabelle mit Klebezetteln oder Karteikarten bestehen. Jede Karte steht für eine Aufgabe. Allein mit dieser Darstellungsweise wird viel Transparenz erreicht, was die Verteilung der Arbeiten sowie vorhandene Risiken betrifft.

Ganz wichtig in Kanban ist das Konzept des Flows, das meint, dass die “Tickets” beziehungsweise Arbeitsaufträge möglichst gleichmäßig durch das System fließen und Hindernisse oder Wartezeiten möglichst vermieden werden sollen. Kanban bedeutet also außerdem, dass die Anzahl gleichzeitig stattfindender Arbeiten, der sogenannte Work in Progress (WiP), limitiert wird, um auf diese Weise kürzere Durchlaufzeiten zu erreichen und Probleme, beispielsweise Engpässe, schneller zu erkennen. Durch die Begrenzung des WiP ist es möglich, jede einzelne Aufgabe schneller zu erledigen. Um das zu erreichen, stehen in Kanban verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, zu denen unter anderem das Lead Time Management gehört.

Lead Time ist die gesamte Durchlaufzeit von der “Entstehung” eines Tickets beziehungsweise Arbeitspakets bis “Fertig”/”Done”. Daneben gibt es die sogenannte Cycle Time, die die Zeit vom tatsächlichen Bearbeitungsanfang bis “Fertig”/”Done” meint. Im Vertriebskontext ist es meist sinnvoll, sich auf die Lead Time zu konzentrieren, weil der Kunde ja ab Auftragseingang möglichst schnell nach seinem Abschluss verlangt. Die genaue Kenntnis der Lead Time als Zeit vom Eingang einer Bestellung bis zur Lieferung der Ware an den Kunden ermöglicht dir beispielsweise, einen bestimmten Liefertermin festzulegen und diesen frühzeitig an deinen Kunden zu kommunizieren.

Auf dem Kanban-Board wird währenddessen für jedes Arbeitspaket die Zeit abgetragen, die auf das Paket verwendet wird, bis es fertig ist. Wenn du bei der Entstehung einer Karte den Zeitpunkt der Entstehung notierst, kannst du so die Dauer zwischen der Entstehungszeit und der Anfangszeit berechnen, die das Team festhält, wenn es beginnt, eine Karte zu bearbeiten. Auf diese Weise lässt sich genau ablesen, wie lange eine Karte beziehungsweise Aufgabe auf den Beginn der Bearbeitung wartet. Verbesserungspotenziale werden so leichter erkennbar. Wenn ein Ticket überdurchschnittlich viel Zeit beansprucht hat, solltest du prüfen, woran dies lag. Eventuell handelte es sich einfach um eine arbeitsreiche Aufgabe – vielleicht sind aber auch technische Schwierigkeiten, Kommunikationsprobleme oder Engpässe bei Mitarbeitern Schuld, deren Hilfe für den Abschluss des Tickets nötig war. Solche Ereignisse sollten als Anlässe gesehen werden, zu prüfen, wie solche Sonderfälle in Zukunft verhindert werden können. Das Ziel sind dabei immer der gleichmäßige Flow, die ungehinderte Bearbeitung der Arbeitspakete und eine gute Planbarkeit.

 

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OKRs

OKR steht für Objectives und Key Results und ein Konzept, das von Unternehmen wie Google, Twitter und Apple bereits erfolgreich angewandt wird. Während SCRUM und Kanban aus der Softwareentwicklung stammen und Anwendung im agilen Projektmanagement finden, zielt OKR auf konkrete Unternehmens- und Mitarbeiterziele ab.

OKR kann als Rahmenwerk verstanden werden, das dazu dient, Ziele für das gesamte Team, aber auch für den einzelnen Mitarbeiter zu setzen sowie messbare Ergebniskennzahlen festzulegen. Während erstere beschreiben, was genau in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden soll, treffen letztere eine Aussage darüber, wie dies geschehen soll. Die Definition von Objectives und Key Results folgt dabei nach folgenden Fragen:

Objectives:

– Was ist unser Ziel? Was wollen wir erreichen?

– Was soll sich bis zum Abschluss der Aufgabe konkret geändert haben?

Key Results:

– Wie/Auf welche Art und Weise wollen wir es erreichen?

– Wie messen wir die Veränderung?

Allen Zielen des Teams oder der einzelnen Mitarbeiter übergeordnet ist eine langfristige Vision. Auch in sich länger hinziehenden Projektphasen wird so die langfristige Ausrichtung nicht aus den Augen verloren. In regelmäßigen Meetings hält das Team gemeinsam seinen Status und den Fortschritt auf dem Weg zur Zielerreichung fest.

Die Arbeit mit OKRs bringt nicht nur erhöhte Flexibilität durch schnelleres Reagieren auf Veränderungen, sondern auch eine deutliche Zeitersparnis: Die agile Methode hilft, effizienter zu arbeiten und an den richtigen Stellen Zeit zu sparen. Das OKR-Rahmenwerk schafft außerdem Verbindlichkeit. Das liegt daran, dass alle Teammitglieder sich auf konkret formulierte Ziele und Kennzahlen festlegen, die der Ergebnismessung im agilen Vertrieb dienen.

Als Werkzeug der Visualisierung ist OKR darüber hinaus ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem transparenten Vertrieb. Mehr Transparenz stärkt nicht nur die Mitarbeiterbeteiligung, sondern auch die Proaktivität einzelner Mitglieder des Teams. Neben einer höheren Transparenz für die Mitarbeiter, veranschaulicht das agile Analyse-Tool auch deine Vertriebsprozesse und schafft Strukturen. Dadurch sowie durch das Festlegen klarer Ziele lassen sich Projekte schneller und erfolgreicher abschließen. Ebenso wird die fachliche sowie persönliche Kommunikation im Team verbessert – Synergieeffekte und das Aufdecken versteckter Ressourcen und Potenziale sind die Folge.