Digitale Tools für die Führung virtueller Teams

Virtuelle Teams mit digitalen Tools erfolgreich an den Start bringen

Für die Zukunft der Arbeit 4.0 prognostizieren Wirtschaftsinformatiker den KMU Vorteile.

Gelingt es den kleinen und mittleren Unternehmen, adäquat auf die durch den verstärkten Wunsch nach Remote-Arbeit, flexiblen Arbeitszeitmodellen und durch moderne Arbeits- und Organisationsprinzipien ausgelösten Veränderungen zu reagieren, erlauben gerade die kleineren Strukturen und durch kürzere Entscheidungswege beschleunigten Prozesse eine agile Adaption an die Anforderungen der Arbeitswelt der Zukunft.

Das hohe Gestaltungspotenzial geltend zu machen, ist keine Herkulesaufgabe: Bei der schrittweisen Verlagerung von Arbeitsprozessen auf virtuelle Teamarbeit ist der Einsatz geeigneter, digitaler Tools ein einfacher Schritt in die Zukunft, den jedes Unternehmen problemlos gehen kann.

Was kennzeichnet virtuelle Teams?

Virtuelle Teams finden meist auf Projektbasis zusammen und haben zeitlich genau definierte Ziele, die sie gemeinsam erreichen wollen. Die Teammitglieder arbeiten verteilt an verschiedenen Standorten, sind die meiste Zeit räumlich getrennt voneinander und kommunizieren vorwiegend elektronisch. Mitunter sind es nur Stockwerke, die das virtuelle Team trennen, manchmal befinden sich die Beteiligten in unterschiedlichen Gebäuden, mitunter sogar über Regionen, Länder oder Zeitzonen verteilt.

virtuelle Teams

Warum virtuelle Teams immer wichtiger werden

Dem Ausbau virtueller Teams kommt in Zeiten von Arbeit 4.0 große Bedeutung zu.

Umfragen zeigen regelmäßig, dass sich ein Großteil der Arbeitnehmer wünscht, regelmäßig im Homeoffice zu arbeiten. Das spart Wege zum Arbeitsplatz und erlaubt es, Zeit flexibler einzusetzen. Zeitwohlstand ist für die Mitarbeiterzufriedenheit vielfach entscheidender als die Höhe des Gehalts.

Der Digitalverband Bitkom beobachtet eine rasante Steigerung der Betriebe, die Mitarbeitern zumindest teilweise ermöglichen, von zu Hause oder fern der eigenen Niederlassung zu arbeiten und rechnet damit, dass dieser Trend des Arbeitens weiter zunimmt.

Unternehmensseitig besteht ebenfalls starkes Interesse, Kapazitäten kostensparend, zum Teil über große räumliche Distanzen hinweg, zu bündeln.

Nicht nur im Projektmanagement, der IT-Entwicklung oder der betrieblichen Aus- und Weiterbildung durch E-Learning und Blended Learning-Konzepte ist eine ausgeprägte Tendenz zu erkennen, Aufgaben und Dienstleistungen auszulagern und aus der Entfernung zu delegieren.

Im Vertrieb haben solche Arbeitsweisen mit regional angesiedelten Vertretern und auswärts beim Kunden tätigen Außendienstmitarbeitern bereits lange Schule gemacht.

  • Outsourcing,
  • Homeoffice,
  • aber auch die Nachfrage nach Co-Working-Spaces,

sind Indizien dafür, dass die Tendenz zur gemeinsamen Nutzung vorhandener personeller und materieller Ressourcen bei wachsender digitaler Vernetzung beständig zunimmt.

Der Grund ist einfach: Sehr viele Aufgaben können mittels digitaler Technik jederzeit von überall aus erledigt werden.

Vorteile virtueller Teamarbeit

Arbeit auf virtuelle Teams zu verteilen, bringt offensichtliche Wettbewerbsvorteile, die sich in Summe unmittelbar auf den Umsatz und den Gewinnzuwachs des Unternehmens auswirken:

  • Bei der Anmietung von Büroräumen oder Reisekosten werden Kosten gespart.
  • Mitarbeiter, die ausschwärmen, um mobil und standortunabhängig zu arbeiten, zeigen stärkere überregionale Präsenz und erhöhen den Bekanntheitsgrad des Unternehmens.
  • Die Zusammenarbeit mit externen, nur für projektbezogene Aufgaben eingesetzten Teammitgliedern, befördert den Austausch von Expertisen, verstärkt das Networking und generiert neue Ressourcen.
  • Aufgaben werden zeitlich flexibler erledigt, was die Arbeitsgeschwindigkeit insgesamt beschleunigt.
  • Die höhere Flexibilität kommt dem Kundenerlebnis zugute: Angebote können den jeweiligen Wünschen entsprechend gestaltet werden und sich terminlich und räumlich spezifischer nach den Vorgaben der Kunden richten.

Der Vertrieb – Vorreiter bei der Organisation geografischer Dispersion durch digitale Tools

Oftmals arbeiten Vertriebsteams schon jetzt deutlich virtueller als das in anderen Abteilungen mittelständischer Unternehmen der Fall ist.

Im Vertrieb sind kurze und überschaubare Wege bei der Planung und Umsetzung von Projekten unabdingbar, um immer zeitnah auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und sich an die individuellen Herausforderungen anpassen zu können.

Verschiebt ein Kunde kurzfristig einen Termin, muss der zuständige Mitarbeiter darauf unmittelbar reagieren und flexibel eine Alternative anbieten können.

Zumindest ein Teil des Vertriebsteams ist regelmäßig im Außendienst tätig, nimmt Termine bei Kunden wahr und muss Kundenwünsche möglichst unverzögert an die Führung und den Innendienst kommunizieren, um schnell und situativ reagieren und liefern zu können.

Auf verschiedene Standorte verteilt muss das Vertriebsteam mit Zulieferern oder Dienstleistern im steten Kontakt sein. Dabei kommen mobil einsetzbare digitale Tools zum Einsatz, die sicherstellen, dass alle Arbeitsprozesse fortlaufend synchronisiert werden und die unternehmensinternen Abläufe verzahnt sind.

Verkaufsabschlüsse und Kundenwünsche unverzüglich kommunizieren

Neben erfüllten Kundenwünschen ist auch die Einhaltung und Kontrolle des Erreichens interner Zielvorgaben und Verkaufszahlen bei der Arbeit im Vertrieb unverzichtbar.

Agiles Arbeiten mit Objectives and Key Results (OKR) lässt sich mit virtuellen Teams hervorragend umsetzen.

Die Mitarbeiter folgen klaren Zielvorgaben, die allen Beteiligten stets im Blick sind und deren Erreichen somit von allen kontrolliert werden kann. Werden alle Schritte der Projektarbeit konstant und für alle sichtbar dokumentiert, sind Transparenz und Vergleichbarkeit gegeben. Alle Beteiligten erkennen, wer seine Ziele erreicht und wer sie verfehlt hat.

virtuelle Teams

Virtuelle Teams führen – mit digitalen Tools Kommunikation, Zeitplan und Verantwortlichkeiten im Blick haben

Mit digitalen Tools lassen sich durch die Strukturierung eines virtuellen Boards klare Ziele und die dazu notwendigen Maßnahmen definieren und Zuständigkeiten verteilen. Ob die gesteckten Ziele erreicht wurden, lässt sich konstant von allen Teammitglieder prüfen. Das virtuelle Board zeigt, wie der Status der Bearbeitung ist, visualisiert die geplanten Abläufe, versieht sie mit Prioritäten und Deadline-Terminen.

Voraussetzungen für agiles Arbeiten mit virtuellen Teams

Voraussetzung für den Einsatz virtueller Teams ist die Einrichtung der notwendigen mobilen Hard- und Softwarekomponenten, die erst möglich machen, dass Mitarbeiter von jedem Ort und zeitlich flexibel einsetzbar sind.

Zu den technischen Voraussetzungen für die Arbeit mit dem virtuellen Team zählen dabei längst nicht mehr alleine Smartphones, Tablet-PCs und Laptops. Auch die klassischen Wege, Teams über räumliche oder zeitliche Distanzen zusammenzubringen, wie das Intranet, Videotelefonie und Telefonkonferenzen, die sozialen Medien und die Arbeit mit der Cloud, sind für den vorwiegend mobilen Einsatz kaum geeignet, um die Projektarbeit im Team konstruktiv zu gestalten.

Digitale Tools für das Management von Aufgaben und Gruppen einsetzen

Wer am Projekt beteiligt ist, muss aus der Ferne unbegrenzten Zugriff auf alle relevanten Daten und Dokumente haben und stets den aktuellen Stand der Projektarbeit durch Kollegen kennen, um ortsunabhängig relevante Beiträge zu liefern.

Eine zentrale Dokumentenablage und die Möglichkeit, unmittelbar an Dokumenten arbeiten zu können, ist ein Muss, wenn es um den Erfolg und die Effizienz des virtuellen Teams geht. Eine weitere elementare Grundlage der Teamarbeit besteht darin, über einen gemeinsamen Kommunikationskanal im Austausch zu bleiben.

Was muss das digitale Tool für das virtuelle Team leisten?

Einsehbarkeit des Bearbeitungsstatus von Projektprozessen, Überblick über den Stand des Projekts

  • Einsehbarkeit des Bearbeitungsstatus von Projektprozessen, Überblick über den Stand des Projekts Alle Teammitglieder müssen wissen, wer gerade an welchem Teilaspekt des Projekts arbeitet und in welchem Stadium sich die Arbeit befindet.

Austausch und Aufgabenverteilung ermöglichen

  • Austausch und Aufgabenverteilung ermöglichen Absprachen zur Aufgabenverteilung müssen möglich sein. Anregungen sollen ausgetauscht und Vorschläge und Verbesserungsmöglichkeiten vorgetragen werden können.

Gemeinsame Arbeit

  • Gemeinsame Arbeit Der Zugriff auf Dokumente und Daten erlaubt den Beteiligten Arbeiten aufzuteilen oder in Teamarbeit Präsentationen zu erstellen.

Schnelle Kontaktaufnahme

  • Schnelle Kontaktaufnahme Alle Teilnehmer sollen über möglichst unterschiedliche Kanäle erreichbar sein.

 

Einige der beliebtesten digitalen Tools, die speziell für die Anforderungen an die Steuerung virtueller Teams entwickelt wurden, werden im Folgenden vorgestellt.

Evernote

Wer Notizen zum Kundengespräch anlegt, per Handzeichnung vor Ort für den Kunden Skizzen anfertigt, PDF-Dateien oder aus dem Web geclippte Verweise verwalten will, kann mit Evernote Basic mit der digitalen Verwaltung seiner Kundenkontakte oder Projekte beginnen.

Um zusammen mit dem Team eine weitläufige Materialsammlung zum Thema anzulegen, Aufgaben zu verteilen und in der Gruppe an einem Projekt zu arbeiten, ist eine Evernote Business Version erforderlich.

Slack

Das Kommunikationstool Slack ist gut für den mobilen Einsatz geeignet und dank seiner Ähnlichkeit mit dem bekannten Messengerdienst WhatsApp intuitiv zu bedienen.

In Echtzeit können mit Slack erfolgreiche Geschäftsabschlüsse und Verkaufszahlen zurückgemeldet werden. Die direkte Kontaktaufnahme ermöglicht es dem Vertrieb jederzeit, den Support einzuschalten, sollte ein Kunde besondere Wünsche haben.

Slack ermöglicht es dem virtuellen Team, Themengruppen einzurichten, in denen je nach Relevanz für den Einzelnen Teilaufgaben der Projektarbeit besprochen werden. Diskussionen und den Austausch von Informationen rund um ein Projekt werden damit thematisch – ähnlich wie bei Threads eines Forums – übersichtlich strukturiert.

Jedes Teammitglied entscheidet sich, welche Nachrichten relevant sind und tritt dem entsprechenden Kanal bei, um automatische Updates zu erhalten, sobald Neues zum Thema mitgeteilt wird.

Trello

Trello sorgt durch farbliche Kontraste für Struktur und Überblick über den Status der Arbeit.

In unterschiedlichen Spalten werden auf einem Trello-Board alle Aufgaben abgebildet, die Teilprozesse des Gesamtprojekts darstellen. Das Board und jede in ihm angelegte Spalte kann ähnlich wie beim Legen einer Patience um beliebig viele Karten verlängert werden, auf denen Notizen oder Verantwortliche vermerkt und Dateien angehängt werden.

Die einzelnen Karten werden mit Attributen, Terminen oder Deadlines gekennzeichnet, lassen sich auf dem Board verschieben oder analog ihres Bearbeitungsstatus, ihres Fälligkeitsdatums oder den zugewiesenen Verantwortlichkeiten sortieren.

Auch wiederkehrende Aufgaben lassen sich einfach verwalten. Trello-Karten können Auftragsmappen somit ganz ersetzen. Alle Rechnungen eines Kunden können übersichtlich als Dokumente auf dem jeweiligen Board abgelegt werden. Je nachdem, wer ein Board einsehen darf, lässt sich durch den Administrator die Sichtbarkeit der Karten verwalten.

In der kostenlosen Version ist es möglich, bis zu 10 Boards für Teams einzustellen. Mit einem sogenannten Power-Up, einem erweiterten Feature, lassen sich Trello-Teams mit der Slack-App verbinden, sodass die Mitglieder des Teams automatisch Benachrichtigungen über Slack erhalten, wenn Änderungen am Board vorgenommen wurden. In der kostenfreien Variante ist die Verwendung der Power-Ups auf ein Feature limitiert.

Asana

Auch Asana verwendet eine Boardstruktur zur Strukturierung der Projektarbeit und integriert Apps wie Slack, Dropbox, Google Drive oder Adobe. Mit theMoment lassen sich Videos von Meetings direkt auf den Boards einbinden.

Wer bislang alle Termin über den Outlook-Kalender verwaltet, kann seine Termine einfach in Asana integrieren. Auch Trello ermöglicht die Integration des Outlook-Kalenders über die Verwendung eines Power-Ups. Speziell für die Herausforderungen im Vertrieb bietet Asana Kundenimplementierungsvorlagen und die Kundenkonto-Verfolgung. Die kostenlose Version kann von Teams mit bis zu 15 Mitgliedern verwendet werden.

virtuelle Teams

Mitarbeiter aus der Ferne führen – besondere Herausforderungen an Leadership-Qualitäten

Unverzichtbar bei der Steuerung eines virtuellen Teams ist eine starke Führungspersönlichkeit, die prismatisch alle Kräfte bündelt und geschickt zu lenken weiß.

Der Teamleitung kommt nicht nur durch die Auswahl der Mitglieder des Teams und der Zusammenstellung und Zuweisung der Expertisen hohe Verantwortung zu. Grundlegende Aufgabe der Führung ist die Festlegung eines detaillierten Zeitplans und der Zuweisung einer klaren Aufgabenverteilung.

Natürlich braucht der Teamleiter einer virtuellen Gruppe eine ausgeprägte Medienkompetenz. Leader mit Verantwortung für ein virtuelles Team müssen in der Lage sein, Meetings mit internen und externen Partnern zu organisieren. Sie müssen prompte Unterstützung durch Chatnachrichten liefern, Video- oder Telefonkonferenzen durchführen und Online-Meetings mit passenden Tools, Plattformen und Desktop Sharing organisieren und aufzeichnen können, um später Bericht zu erstatten.

Der Teamleader – „Host“ statt „Hero“

Bei der Führung eines virtuellen Teams ist neben technischem Know-how und entsprechendem Equipment aber in erster Linie Kommunikationsstärke gefragt. Die Teamleitung muss Informationen und Kommunikation gezielt für die jeweiligen Zwecke strukturieren und für das Team ein Terrain abstecken, innerhalb dessen kreativ kommuniziert werden kann.

Das Kick-Off der Teamarbeit sollte nach Möglichkeit mit einem persönlichen Treffen aller Beteiligter einhergehen, bei dem die Qualitätsansprüche an die zu leistende Arbeit, die Vorgaben zur einzuhaltenden Pünktlichkeit, die Art und Weise der sorgfältigen Dokumentation und eine „Etikette“ für den respektvollen Umgang und Austausch miteinander entwickelt werden. Nur so können die Grundlage und das Vertrauen für die Arbeit im Team geschaffen werden.

Für das Management ist es bei der Arbeit mit virtuellen Teams oft schwieriger, die Entstehung von Konflikten rechtzeitig zu erkennen und sie über die räumliche Distanz zu lösen.

Häufig tendieren Mitarbeiter länger dazu, ihre Unzufriedenheit zu verbergen, um sie dann vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt explosiv zu äußern. Um dem entgegenzutreten, sind regelmäßige Einzelgespräche und Gruppendiskussionen darüber, wie vorgegangen werden soll, sehr wichtig. Allen Teammitgliedern sollte klar sein, welches Medium das geeignete ist, um welche Themen anzusprechen.

Agil steuern – Das virtuelle Team zur Selbstorganisation bevollmächtigen

Trotz der räumlichen Distanz muss die Teamführung einen persönlichen Kontakt herstellen können und für eine hohe Transparenz der grundlegenden Strukturen zu sorgen, indem sie klare Ziele formuliert. Viele persönliche Gespräche und regelmäßige Telefonkonferenzen ermöglichen einerseits Kontrolle, senden idealerweise aber zugleich starke Signale des Vertrauens, um zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten zu motivieren.

Nicht zuletzt ist es die Aufgabe des Teamchefs, die Teammitglieder konstant zu begleiten, ihnen Rat zu erteilen, sie unter Umständen auch zu korrigieren oder zu kontrollieren und flexibel neue Strategien und Handlungsdirektiven auszugeben, sobald die aktuelle Situation das erfordert.

Je mehr Freiheit und Vertrauen den Mitgliedern der virtuellen Teams geschenkt wird, desto deutlicher ist mit einer Steigerung der Produktivität, der Arbeitsgeschwindigkeit, der kreativen Beteiligung und der Mitarbeiterzufriedenheit zu rechnen.

Führungsverantwortliche sollten sich daher in Hinblick auf den größtmöglichen Erfolg aller Beteiligter immer mehr als „Host“ denn als „Hero“ des virtuellen Teams verstehen.

Fazit

Den Vorteil der kurzen Entscheidungswege innerhalb der KMU, die ihrer Natur nach größere Agilität zeigen, sollten Führungsverantwortliche konsequent zu nutzen wissen.

Erfolgreich virtuelle Teams Führen setzt voraus, alle Teammitglieder möglichst effektiv in die Problemlösungsprozesse einzubeziehen.

Geeignete digitale Tools sind kostengünstige Werkzeuge um Arbeitsprozesse modern, effizient und agil zu gestalten und Mitarbeiter aus der Ferne führen zu können.

Da der Funktionsumfang der Tools ähnlich ist, ist es umso bedeutender, die individuellen Bedürfnisse für die Arbeit am Projekt zu kennen. Ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl könnte dabei die Zahl der Nutzer sein, die das Kollaborationstool nutzen werden.

Tipp: Allgemeine Erfahrungswerte dazu, was virtuelle Teams als fundamentale Voraussetzungen für die gemeinsame Arbeit betrachten, sind im Bericht „2018 Trends in High-Performing Global Virtual Teams“ zusammengefasst.