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Digitale Tools für die Führung virtueller Teams

Virtuelle Teams mit digitalen Tools erfolgreich an den Start bringen

Für die Zukunft der Arbeit 4.0 prognostizieren Wirtschaftsinformatiker den KMU Vorteile.

Gelingt es den kleinen und mittleren Unternehmen, adäquat auf die durch den verstärkten Wunsch nach Remote-Arbeit, flexiblen Arbeitszeitmodellen und durch moderne Arbeits- und Organisationsprinzipien ausgelösten Veränderungen zu reagieren, erlauben gerade die kleineren Strukturen und durch kürzere Entscheidungswege beschleunigten Prozesse eine agile Adaption an die Anforderungen der Arbeitswelt der Zukunft.

Das hohe Gestaltungspotenzial geltend zu machen, ist keine Herkulesaufgabe: Bei der schrittweisen Verlagerung von Arbeitsprozessen auf virtuelle Teamarbeit ist der Einsatz geeigneter, digitaler Tools ein einfacher Schritt in die Zukunft, den jedes Unternehmen problemlos gehen kann.

Was kennzeichnet virtuelle Teams?

Virtuelle Teams finden meist auf Projektbasis zusammen und haben zeitlich genau definierte Ziele, die sie gemeinsam erreichen wollen. Die Teammitglieder arbeiten verteilt an verschiedenen Standorten, sind die meiste Zeit räumlich getrennt voneinander und kommunizieren vorwiegend elektronisch. Mitunter sind es nur Stockwerke, die das virtuelle Team trennen, manchmal befinden sich die Beteiligten in unterschiedlichen Gebäuden, mitunter sogar über Regionen, Länder oder Zeitzonen verteilt.

virtuelle Teams

Warum virtuelle Teams immer wichtiger werden

Dem Ausbau virtueller Teams kommt in Zeiten von Arbeit 4.0 große Bedeutung zu.

Umfragen zeigen regelmäßig, dass sich ein Großteil der Arbeitnehmer wünscht, regelmäßig im Homeoffice zu arbeiten. Das spart Wege zum Arbeitsplatz und erlaubt es, Zeit flexibler einzusetzen. Zeitwohlstand ist für die Mitarbeiterzufriedenheit vielfach entscheidender als die Höhe des Gehalts.

Der Digitalverband Bitkom beobachtet eine rasante Steigerung der Betriebe, die Mitarbeitern zumindest teilweise ermöglichen, von zu Hause oder fern der eigenen Niederlassung zu arbeiten und rechnet damit, dass dieser Trend des Arbeitens weiter zunimmt.

Unternehmensseitig besteht ebenfalls starkes Interesse, Kapazitäten kostensparend, zum Teil über große räumliche Distanzen hinweg, zu bündeln.

Nicht nur im Projektmanagement, der IT-Entwicklung oder der betrieblichen Aus- und Weiterbildung durch E-Learning und Blended Learning-Konzepte ist eine ausgeprägte Tendenz zu erkennen, Aufgaben und Dienstleistungen auszulagern und aus der Entfernung zu delegieren.

Im Vertrieb haben solche Arbeitsweisen mit regional angesiedelten Vertretern und auswärts beim Kunden tätigen Außendienstmitarbeitern bereits lange Schule gemacht.

  • Outsourcing,
  • Homeoffice,
  • aber auch die Nachfrage nach Co-Working-Spaces,

sind Indizien dafür, dass die Tendenz zur gemeinsamen Nutzung vorhandener personeller und materieller Ressourcen bei wachsender digitaler Vernetzung beständig zunimmt.

Der Grund ist einfach: Sehr viele Aufgaben können mittels digitaler Technik jederzeit von überall aus erledigt werden.

Vorteile virtueller Teamarbeit

Arbeit auf virtuelle Teams zu verteilen, bringt offensichtliche Wettbewerbsvorteile, die sich in Summe unmittelbar auf den Umsatz und den Gewinnzuwachs des Unternehmens auswirken:

  • Bei der Anmietung von Büroräumen oder Reisekosten werden Kosten gespart.
  • Mitarbeiter, die ausschwärmen, um mobil und standortunabhängig zu arbeiten, zeigen stärkere überregionale Präsenz und erhöhen den Bekanntheitsgrad des Unternehmens.
  • Die Zusammenarbeit mit externen, nur für projektbezogene Aufgaben eingesetzten Teammitgliedern, befördert den Austausch von Expertisen, verstärkt das Networking und generiert neue Ressourcen.
  • Aufgaben werden zeitlich flexibler erledigt, was die Arbeitsgeschwindigkeit insgesamt beschleunigt.
  • Die höhere Flexibilität kommt dem Kundenerlebnis zugute: Angebote können den jeweiligen Wünschen entsprechend gestaltet werden und sich terminlich und räumlich spezifischer nach den Vorgaben der Kunden richten.

Der Vertrieb – Vorreiter bei der Organisation geografischer Dispersion durch digitale Tools

Oftmals arbeiten Vertriebsteams schon jetzt deutlich virtueller als das in anderen Abteilungen mittelständischer Unternehmen der Fall ist.

Im Vertrieb sind kurze und überschaubare Wege bei der Planung und Umsetzung von Projekten unabdingbar, um immer zeitnah auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und sich an die individuellen Herausforderungen anpassen zu können.

Verschiebt ein Kunde kurzfristig einen Termin, muss der zuständige Mitarbeiter darauf unmittelbar reagieren und flexibel eine Alternative anbieten können.

Zumindest ein Teil des Vertriebsteams ist regelmäßig im Außendienst tätig, nimmt Termine bei Kunden wahr und muss Kundenwünsche möglichst unverzögert an die Führung und den Innendienst kommunizieren, um schnell und situativ reagieren und liefern zu können.

Auf verschiedene Standorte verteilt muss das Vertriebsteam mit Zulieferern oder Dienstleistern im steten Kontakt sein. Dabei kommen mobil einsetzbare digitale Tools zum Einsatz, die sicherstellen, dass alle Arbeitsprozesse fortlaufend synchronisiert werden und die unternehmensinternen Abläufe verzahnt sind.

Verkaufsabschlüsse und Kundenwünsche unverzüglich kommunizieren

Neben erfüllten Kundenwünschen ist auch die Einhaltung und Kontrolle des Erreichens interner Zielvorgaben und Verkaufszahlen bei der Arbeit im Vertrieb unverzichtbar.

Agiles Arbeiten mit Objectives and Key Results (OKR) lässt sich mit virtuellen Teams hervorragend umsetzen.

Die Mitarbeiter folgen klaren Zielvorgaben, die allen Beteiligten stets im Blick sind und deren Erreichen somit von allen kontrolliert werden kann. Werden alle Schritte der Projektarbeit konstant und für alle sichtbar dokumentiert, sind Transparenz und Vergleichbarkeit gegeben. Alle Beteiligten erkennen, wer seine Ziele erreicht und wer sie verfehlt hat.

virtuelle Teams

Virtuelle Teams führen – mit digitalen Tools Kommunikation, Zeitplan und Verantwortlichkeiten im Blick haben

Mit digitalen Tools lassen sich durch die Strukturierung eines virtuellen Boards klare Ziele und die dazu notwendigen Maßnahmen definieren und Zuständigkeiten verteilen. Ob die gesteckten Ziele erreicht wurden, lässt sich konstant von allen Teammitglieder prüfen. Das virtuelle Board zeigt, wie der Status der Bearbeitung ist, visualisiert die geplanten Abläufe, versieht sie mit Prioritäten und Deadline-Terminen.

Voraussetzungen für agiles Arbeiten mit virtuellen Teams

Voraussetzung für den Einsatz virtueller Teams ist die Einrichtung der notwendigen mobilen Hard- und Softwarekomponenten, die erst möglich machen, dass Mitarbeiter von jedem Ort und zeitlich flexibel einsetzbar sind.

Zu den technischen Voraussetzungen für die Arbeit mit dem virtuellen Team zählen dabei längst nicht mehr alleine Smartphones, Tablet-PCs und Laptops. Auch die klassischen Wege, Teams über räumliche oder zeitliche Distanzen zusammenzubringen, wie das Intranet, Videotelefonie und Telefonkonferenzen, die sozialen Medien und die Arbeit mit der Cloud, sind für den vorwiegend mobilen Einsatz kaum geeignet, um die Projektarbeit im Team konstruktiv zu gestalten.

Digitale Tools für das Management von Aufgaben und Gruppen einsetzen

Wer am Projekt beteiligt ist, muss aus der Ferne unbegrenzten Zugriff auf alle relevanten Daten und Dokumente haben und stets den aktuellen Stand der Projektarbeit durch Kollegen kennen, um ortsunabhängig relevante Beiträge zu liefern.

Eine zentrale Dokumentenablage und die Möglichkeit, unmittelbar an Dokumenten arbeiten zu können, ist ein Muss, wenn es um den Erfolg und die Effizienz des virtuellen Teams geht. Eine weitere elementare Grundlage der Teamarbeit besteht darin, über einen gemeinsamen Kommunikationskanal im Austausch zu bleiben.

Was muss das digitale Tool für das virtuelle Team leisten?

Einsehbarkeit des Bearbeitungsstatus von Projektprozessen, Überblick über den Stand des Projekts

  • Einsehbarkeit des Bearbeitungsstatus von Projektprozessen, Überblick über den Stand des Projekts Alle Teammitglieder müssen wissen, wer gerade an welchem Teilaspekt des Projekts arbeitet und in welchem Stadium sich die Arbeit befindet.

Austausch und Aufgabenverteilung ermöglichen

  • Austausch und Aufgabenverteilung ermöglichen Absprachen zur Aufgabenverteilung müssen möglich sein. Anregungen sollen ausgetauscht und Vorschläge und Verbesserungsmöglichkeiten vorgetragen werden können.

Gemeinsame Arbeit

  • Gemeinsame Arbeit Der Zugriff auf Dokumente und Daten erlaubt den Beteiligten Arbeiten aufzuteilen oder in Teamarbeit Präsentationen zu erstellen.

Schnelle Kontaktaufnahme

  • Schnelle Kontaktaufnahme Alle Teilnehmer sollen über möglichst unterschiedliche Kanäle erreichbar sein.

 

Einige der beliebtesten digitalen Tools, die speziell für die Anforderungen an die Steuerung virtueller Teams entwickelt wurden, werden im Folgenden vorgestellt.

Evernote

Wer Notizen zum Kundengespräch anlegt, per Handzeichnung vor Ort für den Kunden Skizzen anfertigt, PDF-Dateien oder aus dem Web geclippte Verweise verwalten will, kann mit Evernote Basic mit der digitalen Verwaltung seiner Kundenkontakte oder Projekte beginnen.

Um zusammen mit dem Team eine weitläufige Materialsammlung zum Thema anzulegen, Aufgaben zu verteilen und in der Gruppe an einem Projekt zu arbeiten, ist eine Evernote Business Version erforderlich.

Slack

Das Kommunikationstool Slack ist gut für den mobilen Einsatz geeignet und dank seiner Ähnlichkeit mit dem bekannten Messengerdienst WhatsApp intuitiv zu bedienen.

In Echtzeit können mit Slack erfolgreiche Geschäftsabschlüsse und Verkaufszahlen zurückgemeldet werden. Die direkte Kontaktaufnahme ermöglicht es dem Vertrieb jederzeit, den Support einzuschalten, sollte ein Kunde besondere Wünsche haben.

Slack ermöglicht es dem virtuellen Team, Themengruppen einzurichten, in denen je nach Relevanz für den Einzelnen Teilaufgaben der Projektarbeit besprochen werden. Diskussionen und den Austausch von Informationen rund um ein Projekt werden damit thematisch – ähnlich wie bei Threads eines Forums – übersichtlich strukturiert.

Jedes Teammitglied entscheidet sich, welche Nachrichten relevant sind und tritt dem entsprechenden Kanal bei, um automatische Updates zu erhalten, sobald Neues zum Thema mitgeteilt wird.

Trello

Trello sorgt durch farbliche Kontraste für Struktur und Überblick über den Status der Arbeit.

In unterschiedlichen Spalten werden auf einem Trello-Board alle Aufgaben abgebildet, die Teilprozesse des Gesamtprojekts darstellen. Das Board und jede in ihm angelegte Spalte kann ähnlich wie beim Legen einer Patience um beliebig viele Karten verlängert werden, auf denen Notizen oder Verantwortliche vermerkt und Dateien angehängt werden.

Die einzelnen Karten werden mit Attributen, Terminen oder Deadlines gekennzeichnet, lassen sich auf dem Board verschieben oder analog ihres Bearbeitungsstatus, ihres Fälligkeitsdatums oder den zugewiesenen Verantwortlichkeiten sortieren.

Auch wiederkehrende Aufgaben lassen sich einfach verwalten. Trello-Karten können Auftragsmappen somit ganz ersetzen. Alle Rechnungen eines Kunden können übersichtlich als Dokumente auf dem jeweiligen Board abgelegt werden. Je nachdem, wer ein Board einsehen darf, lässt sich durch den Administrator die Sichtbarkeit der Karten verwalten.

In der kostenlosen Version ist es möglich, bis zu 10 Boards für Teams einzustellen. Mit einem sogenannten Power-Up, einem erweiterten Feature, lassen sich Trello-Teams mit der Slack-App verbinden, sodass die Mitglieder des Teams automatisch Benachrichtigungen über Slack erhalten, wenn Änderungen am Board vorgenommen wurden. In der kostenfreien Variante ist die Verwendung der Power-Ups auf ein Feature limitiert.

Asana

Auch Asana verwendet eine Boardstruktur zur Strukturierung der Projektarbeit und integriert Apps wie Slack, Dropbox, Google Drive oder Adobe. Mit theMoment lassen sich Videos von Meetings direkt auf den Boards einbinden.

Wer bislang alle Termin über den Outlook-Kalender verwaltet, kann seine Termine einfach in Asana integrieren. Auch Trello ermöglicht die Integration des Outlook-Kalenders über die Verwendung eines Power-Ups. Speziell für die Herausforderungen im Vertrieb bietet Asana Kundenimplementierungsvorlagen und die Kundenkonto-Verfolgung. Die kostenlose Version kann von Teams mit bis zu 15 Mitgliedern verwendet werden.

virtuelle Teams

Mitarbeiter aus der Ferne führen – besondere Herausforderungen an Leadership-Qualitäten

Unverzichtbar bei der Steuerung eines virtuellen Teams ist eine starke Führungspersönlichkeit, die prismatisch alle Kräfte bündelt und geschickt zu lenken weiß.

Der Teamleitung kommt nicht nur durch die Auswahl der Mitglieder des Teams und der Zusammenstellung und Zuweisung der Expertisen hohe Verantwortung zu. Grundlegende Aufgabe der Führung ist die Festlegung eines detaillierten Zeitplans und der Zuweisung einer klaren Aufgabenverteilung.

Natürlich braucht der Teamleiter einer virtuellen Gruppe eine ausgeprägte Medienkompetenz. Leader mit Verantwortung für ein virtuelles Team müssen in der Lage sein, Meetings mit internen und externen Partnern zu organisieren. Sie müssen prompte Unterstützung durch Chatnachrichten liefern, Video- oder Telefonkonferenzen durchführen und Online-Meetings mit passenden Tools, Plattformen und Desktop Sharing organisieren und aufzeichnen können, um später Bericht zu erstatten.

Der Teamleader – „Host“ statt „Hero“

Bei der Führung eines virtuellen Teams ist neben technischem Know-how und entsprechendem Equipment aber in erster Linie Kommunikationsstärke gefragt. Die Teamleitung muss Informationen und Kommunikation gezielt für die jeweiligen Zwecke strukturieren und für das Team ein Terrain abstecken, innerhalb dessen kreativ kommuniziert werden kann.

Das Kick-Off der Teamarbeit sollte nach Möglichkeit mit einem persönlichen Treffen aller Beteiligter einhergehen, bei dem die Qualitätsansprüche an die zu leistende Arbeit, die Vorgaben zur einzuhaltenden Pünktlichkeit, die Art und Weise der sorgfältigen Dokumentation und eine „Etikette“ für den respektvollen Umgang und Austausch miteinander entwickelt werden. Nur so können die Grundlage und das Vertrauen für die Arbeit im Team geschaffen werden.

Für das Management ist es bei der Arbeit mit virtuellen Teams oft schwieriger, die Entstehung von Konflikten rechtzeitig zu erkennen und sie über die räumliche Distanz zu lösen.

Häufig tendieren Mitarbeiter länger dazu, ihre Unzufriedenheit zu verbergen, um sie dann vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt explosiv zu äußern. Um dem entgegenzutreten, sind regelmäßige Einzelgespräche und Gruppendiskussionen darüber, wie vorgegangen werden soll, sehr wichtig. Allen Teammitgliedern sollte klar sein, welches Medium das geeignete ist, um welche Themen anzusprechen.

Agil steuern – Das virtuelle Team zur Selbstorganisation bevollmächtigen

Trotz der räumlichen Distanz muss die Teamführung einen persönlichen Kontakt herstellen können und für eine hohe Transparenz der grundlegenden Strukturen zu sorgen, indem sie klare Ziele formuliert. Viele persönliche Gespräche und regelmäßige Telefonkonferenzen ermöglichen einerseits Kontrolle, senden idealerweise aber zugleich starke Signale des Vertrauens, um zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten zu motivieren.

Nicht zuletzt ist es die Aufgabe des Teamchefs, die Teammitglieder konstant zu begleiten, ihnen Rat zu erteilen, sie unter Umständen auch zu korrigieren oder zu kontrollieren und flexibel neue Strategien und Handlungsdirektiven auszugeben, sobald die aktuelle Situation das erfordert.

Je mehr Freiheit und Vertrauen den Mitgliedern der virtuellen Teams geschenkt wird, desto deutlicher ist mit einer Steigerung der Produktivität, der Arbeitsgeschwindigkeit, der kreativen Beteiligung und der Mitarbeiterzufriedenheit zu rechnen.

Führungsverantwortliche sollten sich daher in Hinblick auf den größtmöglichen Erfolg aller Beteiligter immer mehr als „Host“ denn als „Hero“ des virtuellen Teams verstehen.

Fazit

Den Vorteil der kurzen Entscheidungswege innerhalb der KMU, die ihrer Natur nach größere Agilität zeigen, sollten Führungsverantwortliche konsequent zu nutzen wissen.

Erfolgreich virtuelle Teams Führen setzt voraus, alle Teammitglieder möglichst effektiv in die Problemlösungsprozesse einzubeziehen.

Geeignete digitale Tools sind kostengünstige Werkzeuge um Arbeitsprozesse modern, effizient und agil zu gestalten und Mitarbeiter aus der Ferne führen zu können.

Da der Funktionsumfang der Tools ähnlich ist, ist es umso bedeutender, die individuellen Bedürfnisse für die Arbeit am Projekt zu kennen. Ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl könnte dabei die Zahl der Nutzer sein, die das Kollaborationstool nutzen werden.

Tipp: Allgemeine Erfahrungswerte dazu, was virtuelle Teams als fundamentale Voraussetzungen für die gemeinsame Arbeit betrachten, sind im Bericht „2018 Trends in High-Performing Global Virtual Teams“ zusammengefasst.

Warum es auch mit der Digitalisierung des B2B-Vertriebs noch den Menschen als Verkäufer braucht

Digitalisierung des B2B-Vertriebs – warum ist der Mensch noch wichtig?

Nach und nach werden alle Bereiche des Lebens digitalisiert. Haben wir vor einigen Jahren noch beim Pizzaservice angerufen, um unsere Lieblingspizza zu bestellen, nutzen wir dafür heute einfach eine App auf dem Smartphone. Zum Joggen brauchen wir nicht mehr nur die richtigen Sportklamotten und Laufschuhe, sondern auch noch einen Pulsmesser, einen Schrittzähler und natürlich die passende App. Ständig werden Daten über uns gesammelt, die anschließend den unterschiedlichsten Unternehmen und Institutionen zur Verfügung stehen oder von uns selbst auf Social Media wie Facebook, Instagram und Twitter geteilt werden. Aus dem privaten Bereich ist das Internet nicht mehr wegzudenken. Die Digitalisierung hat uns voll im Griff. Das gilt insbesondere für den B2C-Bereich. Viele private Käufer nutzen längst die zahlreichen Online-Möglichkeiten, um etwas zu kaufen oder zu buchen. Doch wie sieht es eigentlich im B2B-Bereich aus? Auch dort scheint die Digitalisierung endgültig anzukommen. Doch auch wenn die Digitalisierung vieles einfacher macht, gibt es nach wie vor Bereiche im Vertrieb, in denen man nicht auf den Menschen verzichten kann.

Die Digitalisierung verändert auch den B2B-Vertrieb

Die Digitalisierung verändert unser Leben. Das gilt nicht nur für die Produktion, sondern auch den Vertrieb. Im Vertrieb müssen analoge und digitale Methoden kombiniert werden, um das bestmögliche Ergebnis zu erreichen. Verkäufer sind heute nicht mehr diejenigen, die den Kunden mit Informationen versorgen. Im Gegenteil, heute ist der Käufer häufig besser informiert als der Verkäufer. Käufer informieren sich zu Produkten und Dienstleistungen ganz umfassend im Internet. Informationen sind einfach und zu jeder Zeit zu bekommen. Informierte Käufer können eine Herausforderung für den Vertrieb sein, denn diese haben ganz andere Erwartungen. Der Kunde bestimmt mehr und mehr, wie der Vertrieb auszusehen hat. Er ist nicht mehr auf einen Verkäufer angewiesen. Kunden besorgen sich die Informationen, die sie brauchen, online, und ihre Bestellung geben sie ebenfalls online auf. Kommt es dennoch zu einem direkten Gespräch mit dem Verkäufer, ist dessen Kompetenz mehr denn je gefragt. Auf die Fähigkeit von Verkäufern kommt es an, wenn Unternehmen weiter wachsen möchten. Auch im digitalen Zeitalter finden noch Dialoge von Mensch zu Mensch statt. Diese Dialoge von Mensch zu Mensch finden nicht nur statt, sie werden unbedingt gebraucht.

Verkäufer

Warum brauchen wir den Verkäufer noch?

Man könnte meinen, der Mensch im B2B Vertrieb spiele keine Rolle mehr. Glaubt man den zahlreichen Aussagen, die unsere Zukunft betreffen, so sorgt die zunehmende Digitalisierung dafür, dass es unsere Jobs in Zukunft nicht mehr geben wird. Ein Großteil der Menschen, die heute als Verkäufer tätig sind, muss sich laut einiger Prognosen nach einer Alternative umsehen. Doch nicht jeder ist überzeugt davon, dass der Mensch als Verkäufer im digitalen Zeitalter ausgedient hat. Es gibt gute Gründe dafür, Produkte und Dienstleistungen weiterhin von Mensch zu Mensch zu verkaufen. Diese Gründe sprechen für den Menschen als Verkäufer:

  • Die Informationsflut sorgt für Verunsicherung

Viele Menschen beklagen den Umstand, dass sie immer gläserner werden. Jede Bewegung im Internet scheint beobachtet und analysiert zu werden. Kunden können sich dadurch unwohl fühlen. Gleichzeitig werden auch Unternehmen und Verkäufer immer transparenter. Das ist es auch, was Käufer heute von einem Unternehmen erwarten: Transparenz, Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit. Bevor ein Kauf getätigt wird, werden Foren und Bewertungsportale nach Informationen durchsucht. Produkte, Dienstleistungen, Preise und Bewertungen werden miteinander verglichen. Vor einigen Jahrzehnten war es gar nicht möglich, sich so umfassend vor dem Kauf zu informieren. Heute ist das zur Selbstverständlichkeit geworden. Das bedeutet aber für Verkäufer, dass die früheren Verkaufstaktiken heute nicht mehr gefragt sind. Käufer möchten nicht manipuliert, zum Kauf überredet oder durch oberflächliche oder zum Teil unehrliche Aussagen in eine Richtung gedrängt werden. Die früher häufig üblichen Verkaufstaktiken müssen überdacht werden. Käufer haben heute eine andere Ausgangsposition. Sie verfügen häufig über mehr Informationen als der Verkäufer selbst. Dies ist nicht immer ein Vorteil, denn die Flut an Informationen kann Käufer verunsichern. Selbst einfache Kaufentscheidungen können durch die Fülle an Informationen zum Kraftakt werden. Ist ein Käufer verunsichert und weiß nicht mehr, welchem Forumsbeitrag, welcher Bewertung oder welchem Post auf Social Media er trauen soll, kann ein Verkäufer aus Fleisch und Blut Licht ins Dunkel bringen. Ein echter Verkäufer kann anders als ein unpersönlicher Online-Shop auf die Sorgen und Bedenken seines Gegenübers eingehen. Mit viel Einfühlungsvermögen und Geduld helfen Verkäufer, die vielen Informationen zu sortieren, einzuordnen und zu einer befriedigenden Entscheidung zu kommen.

  • Käufer hat schlechte Erfahrungen bei der Online-Bestellung gemacht

Im B2C-Bereich kommt es vor, dass Käufer schlechte Erfahrungen mit der Bestellung im Internet machen. Bestellungen werden nicht rechtzeitig oder gar nicht geliefert, der Inhalt stimmt nicht mit der bestellten Ware überein oder die Qualität überzeugt nicht. Es gibt viele Fehlerquellen bei der Online-Bestellung. Wer im privaten Bereich bereits schlechte Erfahrungen mit dem Online-Handel gemacht hat, überträgt dies möglicherweise auf den B2B-Bereich. Es wird immer Kunden geben, die sich bei einem Verkäufer wohler fühlen als auf einer unpersönlichen Internetplattform. Für diese Kunden sind echte Verkäufer die richtigen Ansprechpartner.

  • Persönlichkeit beweisen in unpersönlichen Zeiten

In Zeiten, in denen Unternehmen vermehrt auf unpersönliche Online-Bestellprozesse setzen, kann es ein Alleinstellungsmerkmal sein, wenn Sie gut ausgebildete, einfühlsame Verkäufer beschäftigen. Viele Prozesse werden optimiert, vereinfacht und nehmen weniger Zeit in Anspruch. Da könnte man zuweilen auf die Idee kommen, dass auch ein freundlicher Gruß nicht effektiv ist, sondern einfach nur Zeitverschwendung. Ein Verkäufer, ob im Außendienst oder im Innendienst, kann sich von der Konkurrenz abheben, indem er seine Persönlichkeit zeigt. Dies muss sich nicht auf tatsächliche persönliche Treffen beschränken. Einfühlungsvermögen, Geduld oder andere besondere Fähigkeiten kann man auch bei mehr oder weniger persönlichen Skype-Calls, Chats per WhatsApp oder in einer E-Mail beweisen. Diese Kontakte mögen unpersönlicher sein als die Treffen früher zwischen Käufer und Verkäufer waren. Aber sie haben auch viele Vorteile. So spart auch der Verkäufer einiges an Zeit und muss nicht mehr mit Mustermappen oder Musterkoffern durch die Stadt oder das ganze Land reisen. Ein echter Verkäufer kann auch dann seine Stärken zeigen, wenn die Kontaktaufnahme online erfolgt.

  • Menschen sind wichtiger als Produkte

Natürlich muss ein Unternehmen Produkte und Dienstleistungen anbieten, die ihre Geschäftspartner in Punkten wie Qualität und Preis überzeugen. Aber ein gutes Produkt allein reicht nicht aus. Heute haben viele Unternehmen gute Produkte. Selten gibt es noch Unternehmen, die ein vollkommen einzigartiges Produkt herstellen, das jeder haben möchte. Häufig bieten mehrere Unternehmen ähnliche Produkte und Dienstleistungen an. Hier kann der Verkäufer den entscheidenden Unterschied machen. Auch wenn die Digitalisierung des B2B Vertriebs stetig weiter voranschreitet, so braucht es echte Menschen, um für jeden Kunden das passende Verkaufserlebnis zu bieten. Man darf davon ausgehen, dass der Käufer wenig Interesse am Verkäufer hat. Er interessiert sich aber für sich, seine Familie, seinen Erfolg, seine Freunde, sein Geld und seine Probleme. Wenn der Käufer in Ihr Unternehmen kommt, hat er ein Problem, für das Sie hoffentlich die Lösung haben. Ein Verkäufer kann sich anders als ein Computerprogramm um den Kunden kümmern und ihm so ein besonderes Einkaufserlebnis bieten. Es ist einfach, unpersönliche Angebote im Internet abzulehnen, aber das Angebot eines Menschen abzulehnen, in dessen Gesellschaft man sich als Kunde gerade wohl fühlt, ist sehr viel schwerer. Wer seinen Kunden ehrliches Interesse entgegenbringt, gewinnt sein Vertrauen. Vertrauen trägt zum Wohlbefinden bei und so kann ein Verkäufer das Zünglein an der Waage sein, wenn es darum geht, sich als Käufer zwischen zwei in etwa gleichwertigen Angeboten zu entscheiden.

  • Produkte und Dienstleistungen mit hohem Erklärungsbedarf

Einige Produkte und Dienstleistungen sind mit einem hohen Erklärungsbedarf verbunden. Online-Bestellprozesse können dieser Tatsache nicht immer gerecht werden. Unternehmen entwickeln häufig Konfiguratoren, damit der Käufer seine Bestellung selbstständig anpassen kann. Dennoch brauchen Käufer bei manchen Produkten und Dienstleistungen das persönliche Gespräch mit dem Verkäufer. Dieser kennt das Produkt, kann es vorführen oder dem Käufer das Ausprobieren ermöglichen. Videos können die persönliche Erfahrung nicht immer ersetzen.

  • Sehnsucht nach etwas Menschlichkeit

Die ständige Optimierung und die zunehmende Geschwindigkeit unserer Welt haben ihren Preis. Nicht jeder möchte immer mithalten und von einem Termin zum nächsten hetzen. Wir sind ständig online und können Arbeitszeit und Freizeit kaum mehr voneinander trennen. Smartphone und Tablet begleiten uns zu jedem Geschäftstermin, aber auch zu jedem privaten Treffen. Rein theoretisch können immer mehr von uns immer und überall arbeiten. Diese große Freiheit bringt nicht nur Positives mit sich. Immer mehr Menschen fühlen sich gestresst und die ganzen unpersönlichen Prozesse erzeugen über kurz oder lang die Sehnsucht nach etwas mehr Menschlichkeit. Der Wunsch nach Kontakt zu einem echten Menschen wird bleiben. Auch wenn die Digitalisierung weiter voranschreitet, suchen Ihre Geschäftspartner zuweilen menschliche Nähe. Die persönliche Beratung durch einen echten Menschen darf nicht unterschätzt werden. Nicht jeder möchte einem Computerbildschirm gegenüber sitzen. Manchmal braucht man ein wirkliches Gegenüber. Jemanden, der einen als Stammkunden erkennt, nach der Familie fragt oder einfach ein Lächeln verschenkt. Wer seine Geschäftspartner in den Mittelpunkt stellt und deren Bedürfnisse emotional beantworten kann, kann sich auch zukünftig behaupten. Der Mensch im B2B Vertrieb wird auch zukünftig noch eine Rolle spielen. Mit seiner Menschlichkeit, seiner Persönlichkeit und seinen individuellen Stärken hat er unpersönlichen Bestellmasken um einiges voraus.

 

Verkauf von Mensch zu Mensch und Digitalisierung kombinieren

B2B VertriebAuch wenn im B2C-Bereich heute vieles digital abgewickelt wird und der Kontakt zu einem echten Menschen nur noch selten gewünscht wird, gibt es ihn noch den Verkauf von Mensch zu Mensch. Das gilt auch für den B2B-Bereich. Der Verkauf von Mensch zu Mensch schließt die Integration des digitalen Vertriebs nicht aus. Beides lässt sich miteinander verbinden, so dass Sie als Unternehmer, Selbstständiger und Freiberufler jedem Kunden das gewünschte Kauferlebnis bieten können. Klar ist, in Zeiten der Digitalisierung können Unternehmen nicht auf die Anpassung ihrer bisherigen Vertriebsprozesse verzichten. Viele Unternehmen müssen ihren Vertrieb komplett überdenken, um auch in Zukunft mit der Konkurrenz mithalten zu können oder sich von Mitbewerbern positiv abzugrenzen. Insbesondere mittelständische Unternehmen haben noch einen großen Nachholbedarf, wenn es um die Digitalisierung ihres B2B-Vertriebs geht. Vertriebsentscheider sollten die Digitalisierung in ihrem Unternehmen unbedingt vorantreiben, um für die zukünftig erwartete weitere Zunahme des Online-Vertriebs bereit zu sein. Diese Veränderung bietet mittelständischen und kleinen Unternehmen aber auch eine große Chance: Vertriebsprozesse können jetzt an die zukünftige Entwicklung angepasst werden und so wirkungsvoller und ressourcenschonender gestaltet werden. Wer seine besten Verkäufer dann noch in den richtigen Bereichen einzusetzen weiß, hält für jeden Kunden das passende Einkaufserlebnis parat.

5 sinnvolle Maßnahmen digitaler Leadgenerierung

Bei der Kundenakquise sehen sich heue viele kleine und mittelständische Unternehmen großen Herausforderungen gegenüber. Potenzielle Kunden und Geschäftspartner haben heute viel mehr Möglichkeiten, sich zu informieren und mit Unternehmen in Kontakt zu treten. Für Unternehmen ist daher nicht von vornherein klar, auf welchem Wissenstand sich der Interessent befindet, und welche Informationen dieser noch braucht, um vom Interessenten zum Kunden zu werden. Doch gerade auf die Neukundengewinnung kommt es in vielen Unternehmen an. Leads und die Leadgenerierung sind daher für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt in Richtung Neukundengewinnung.

 

Leads und Leadgenerierung – was versteht man darunter?

Unter der Leadgenerierung versteht man den Prozess und die Maßnahmen, die dazu führen, dass ein Unternehmen Interessenten beziehungsweise deren Kontaktdaten gewinnt. Diese Interessenten sind potenzielle Kunden. Der Begriff „Lead“ stammt aus dem Englischen und stammt von „to lead“ was so viel wie „führen, anführen“ bedeutet.

Leads stehen im Vertriebsmarketing für Personen, die an den Dienstleistungen beziehungsweise Produkten eines Unternehmens Interesse gezeigt und ihre Kontaktdaten hinterlegt haben. Potenzielle Kunden können hierbei verschiedene Kontaktdaten an das Unternehmen herausgeben. Solche Kontaktdaten können Name, Adresse, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse, Position im jeweiligen Unternehmen, Informationen zum Unternehmen, in welchem die Person tätig ist, sowie Links zur Webseite beziehungsweise Social Media Profilen sein. Diese Kontaktdaten werden dann als Leads bezeichnet.

Die Leadgenerierung hat zum Ziel, möglichst viele Kontaktdaten von Interessenten zu sammeln und diese durch geeignete Maßnahmen zu verwalten und im Sinne der Neukundengewinnung einzusetzen. Hat ein Interessent seine Kontaktdaten abgegeben, signalisiert er dadurch, dass er Interesse an weiteren Informationen beziehungsweise einer weiteren Kontaktaufnahme hat. Die klassische Leadgenerierung fand früher offline statt.

Zur Generierung von Leads nutzten Unternehmen unter anderem die Kaltakquise auf Messen oder Informationsveranstaltungen. Zudem wurden Anzeigen beziehungsweise Printwerbung sowie die Akquise mittels Brief oder Telefon genutzt.

Die digitale Leadgenerierung beschreibt nichts anderes, als die Leadgenerierung über das Internet. Lesen Sie weiter, welche Maßnahmen für die digitale Leadgenerierung notwendig sind, und welche Vorteile die digitale Leadgenerierung für mittelständische Unternehmen hat.

 

Tipp Nr. 1: Webseite optimieren und erfolgreich Leads generieren

Viele Unternehmen atmen auf, wenn sie überhaupt eine Webseite erstellt und ins Netz gestellt haben. Die Kontaktdaten müssen ersichtlich sein und der Internetauftritt soll wie eine gute Visitenkarte wirken. Die Webseite als Visitenkarten zu sehen, reicht aber oftmals nicht.

Wer Leads über das Internet beziehungsweise über die eigene Webseite generieren möchte, muss diese optimieren.

  • Wie ist die Webseite gestaltet?
  • Finden sich Besucher schnell zurecht?
  • Wie lange verweilen Besucher auf Ihrer Seite?
  • Werden Besucher zu Handlungen aufgefordert?
  • Nutzen Sie Tools, um die Daten der Webseitenbesucher zu sammeln und auszuwerten?

Es reicht nicht aus, nur die Anzahl der Besucher auf Ihrer Internetseite zu steigern. Sie können Ihre Webseite nur zur Leadgenerierung nutzen, wenn Sie die Webseitenbesucher auch zu Leads machen können. Schließlich möchten Sie Neukunden gewinnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, bei der Erstellung einer Webseite immer die Generierung von Leads im Auge zu haben und beispielsweise auch auf die OnPage-Optimierung zu achten. Da immer mehr Internetnutzer von mobilen Geräten wie dem Smartphone oder dem Tablet auf Informationen im Internet zugreifen, muss Ihre Webseite zudem mobilfähig sein und sich hinsichtlich Design, Inhalt, Technik und Struktur automatisch an verschiedene Endgeräte anpassen.

 

Tipp Nr. 2: Mit Interessenten in Kontakt treten

Digitaler Vertrieb in mittelständischen Unternehmen bedeutet auch, dass man als Unternehmen online mit Interessenten und potenziellen Kunden in Kontakt treten muss. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Im B2B-Bereich haben sich Netzwerke wie XING und LinkedIn bewährt.

Im B2C-Bereich werden dagegen häufig Plattformen wie Facebook, Twitter, Youtube und Instagram genutzt. Welche Plattform für Sie geeignet ist, hängt von Ihrer Zielgruppe ab.

  • Wer gehört zu Ihrer Zielgruppe?
  • Wo ist diese im Internet zu finden?
  • Wie sprechen Sie diese am besten an?

Auch ein Blog gehört zu den wirkungsvollen Instrumenten, die Sie nutzen können, um sich einen gewissen Expertenstatus beziehungsweise ein gewisses Image im Internet zu erarbeiten. Über Social Media Kanäle und Blogs zeigen Sie mehr Persönlichkeit und erhöhen Ihren Bekanntheitsgrad. Gleichzeitig können Sie diese Kanäle nutzen, um mehr über Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse herauszufinden. Diese Erkenntnisse fließen wiederum in Ihr Marketing oder Ihre Produktentwicklung. Sie können außerdem Anreize schaffen, die zur Leadgenerierung beitragen.

  • Wie profitieren Webseitenbesucher, wenn Sie Ihren Newsletter abonnieren?
  • Können Sie ein kostenloses Erstgespräch, ein kostenloses E-Book, Checklisten oder andere Vorteile bieten?
  • Gibt es kleinere Angebote, die dazu einladen, Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt zu testen?

Überprüfen Sie Ihren Online-Auftritt auf solche Anreize. Solche Anreize können Sie mit einem Call-to-Action und einem entsprechenden Button verbinden.

 

Tipp Nr. 3: Prozess der Leadgenerierung optimieren

Es kommt nicht nur darauf an, Leads zu sammeln, Sie sollten auf einen insgesamt sorgfältig gestalteten Prozess achten.

Hat der Webseitenbesucher Ihren Call-to-Action-Button gedrückt und beispielsweise Ihre kostenlose Checkliste bestellt, sollte dieser eine Bestätigungs-E-Mail beziehungsweise Thank-You-E-Mail erhalten. In dieser E-Mail können neben dem Link zum Download weiteLeadgenerierungre Informationen über Ihr Unternehmen sowie Ihre Produkte und Dienstleistungen enthalten sein. Hat ein Interessent das Kontaktformular ausgefüllt, wird dieser automatisch zu einer Thank-You-Page weitergeleitet. Eine Thank-You-Page sollte natürlich in erster Linie ein paar Worte des Dankes enthalten. Häufig sind die Interessenten auf Ihrer Landingpage gelandet und haben dort das Kontaktformular ausgefüllt, um Zugang zu den gewünschten Informationen beziehungsweise dem kostenlosen Angebot zu erhalten.

Auf der Landingpage ist in der Regel kein Navigationsmenü zu finden. Auf der Thank-You-Page sollten daher Ihr Navigationsmenü sowie weiterführende Informationen und Links zu finden sein, die zur Anfrage des Webseitenbesuchers passen. Sie können hier auch weitere Call-to-Actions aufnehmen, die Webseitenbesucher zum Teilen Ihres Angebots über Social Media auffordern und Ihren Blog sowie Ihre Social Media Profile verlinken.

 

Tipp Nr. 4: Beziehung zu den Interessenten vertiefen

Wenn Sie Leads generieren konnten, geht es im nächsten Schritt darum, die Beziehung zu den Leads zu vertiefen.

Was können Sie tun, um das Interesse an Ihrem Unternehmen sowie Ihren Produkten oder Dienstleistungen aufrechtzuhalten? Hier kann es sinnvoll sein, einen regelmäßigen E-Mail-Verkehr zu entwickeln. Newsletter eignen sich hierfür besonders gut. Ziel ist es, potenzielle Kunden zu Erst- und Wiederkäufern zu machen. Der Newsletter gilt als das wirkungsvollste Instrument im E-Mail-Marketing, wenn es darum geht, neue E-Mail-Adressen zu erhalten. Hier ist es wichtig, den Anmeldeprozess so einfach und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Achten Sie darauf, dass die Anmeldung zu Ihrem Newsletter auf allen Endgeräten gleichermaßen funktioniert. Fragen Sie nur die absolut notwendigen Daten für die Versendung des Newsletters ab. Name und E-Mail-Adresse reichen in der Regel aus. Werden mehr Daten verlangt, stellt die Anmeldung zum Newsletter für viele Nutzer eine größere Hürde dar.

Gestalten Sie Ihren Newsletter möglichst attraktiv und passend zu Ihrem Angebot. Bringen Sie hier ergänzende Infos zu Blog und Webseite unter, starten Sie Rabattaktionen oder Gewinnspiele und präsentieren Sie sich durch regelmäßige Zusendungen als zuverlässigen Partner. Auch Werbung für Ihr Unternehmen sowie Auszeichnungen darf ein Newsletter enthalten.

 

Tipp Nr. 5: Maßnahmen überprüfen und Messbarkeit herstellen

Sie haben eine gut gestaltete Webseite, versenden Newsletter mit Mehrwert, vernetzen sich auf Social Media mit potenziellen Kunden und haben den Prozess der Leadgenerierung optimiert?

Ein digitaler Vertrieb in mittelständischen Unternehmen sollte so gestaltet werden, dass sich die Maßnahmen messen, einsortieren, überprüfen und gegebenenfalls wiederholen lassen. Wenn Sie Daten erheben, dann sollten Sie als Unternehmen diese auch auswerten können. Hier stehen Ihnen verschiedene Tools und Verfahren offen. Wir beraten Sie gerne bei der Überprüfung Ihrer digitalen Leadgenerierungs- und Marketingmaßnahmen und wir empfehlen Ihnen gerne die Tools, die zu Ihnen und Ihren Zielen passen.